PDF-Dokumente - Praxis

FĂŒr die Erstellung von PDF-Dokumenten gibt es eine Vielzahl an Programmen, die in manchen FĂ€llen auch fĂŒr die Bearbeitung der Metadaten verwendet werden können. Die Validierung klĂ€rt die Frage, ob es sich bei einem vorhandenen PDF-Dokument um eine Datei handelt, die auch PDF/A-konform ist.

Erstellung von PDF-Dokumenten

Eine PDF-Datei lĂ€sst sich auf vielfĂ€ltige Art und Weise erzeugen. Beim Betriebssystem Mac OS X ist die Möglichkeit zur Erstellung einer PDF-Datei ĂŒber den Druckdialog voreingestellt. Windows bietet diese Möglichkeit nicht immer von Haus aus. Deshalb gibt es ein großes Angebot an kommerzieller und freier Software. Diese wird hĂ€ufig ĂŒber die Druckfunktion in die Anwendungen eingebunden, so dass aus beliebigen Programmen heraus ĂŒber den Druckdialog ein PDF erstellt werden kann. Gescannte Vorlagen lassen sich in der Regel ĂŒber die Scansoftware direkt als PDF speichern.

Eine weitere Möglichkeit bieten viele Programme ĂŒber eine Exportschnittstelle. Die Funktionen dazu finden sich in der Regel im MenĂŒ unter „Datei > Speichern unter“ oder „Datei > Exportieren“. Als Beispiele von Anwendungssoftware bzw. Produktsuiten mit der Möglichkeit zum direkten PDF-Export sind zu nennen: OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office (ab 2010), Adobe Creative Suite, Framemaker und CorelDraw.

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Speichern im PDF/A-Format in LibreOffice
Speichern im PDF/A-Format in LibreOffice

Nur in manchen FĂ€llen lassen sich gezielt Dateien im PDF/A-Format erstellen. Diese Option beim Exportieren von Dateien bieten z. B. LibreOffice (nebenstehende Abbildung) und Microsoft Office oder Systeme, bei denen entsprechende Module zur Erstellung von PDF/A-Dateien installiert wurden. Werden PDF-Dateien ĂŒber einen Druckdialog erzeugt, sollte individuell ĂŒberprĂŒft werden, ob die jeweiligen Druckeinstellungen entsprechende Optionen anbieten.

PDF-Dateien, die nicht als PDF/A vorliegen oder sich in diesem Format erzeugen lassen, können auch mithilfe von Programmen umgewandelt werden. Als Teil der Adobe Suite ist das Programm Adobe Acrobat Professional weit verbreitet. Es bietet vielfĂ€ltige Werkzeuge zur Bearbeitung von PDF-Dateien. Dazu gehört auch die Möglichkeit, existierende PDF-Dateien in andere Varianten umzuwandeln. ZusĂ€tzlich gibt es ein großes Angebot an Plug-Ins, um die FunktionalitĂ€ten zu erweitern, z. B. zur Erstellung von PDFs mit 3D-Inhalten.

Validierung: Liegt eine PDF-Datei im PDF/A-Format vor?

HĂ€ufig zeigen Viewer von PDF-Dateien unmittelbar an, ob eine Datei im PDF/A-Standard vorliegt oder diese Angabe ist in den Dateieigenschaften einsehbar. Will man aber sicher gehen, ob eine vorliegende Datei mit der Erweiterung .pdf dem PDF/A-Format entspricht, ist eine Validierung, erforderlich. Bei diesem Vorgang werden alle relevanten Bestandteile des Dokuments untersucht und auf PDF/A-Vorgaben getestet. Nur so kann die uneingeschrĂ€nkte ISO-KonformitĂ€t gewĂ€hrleistet werden und entschieden werden, ob eine Datei fĂŒr die Langzeitarchivierung geeignet ist.

Da PDF/A-Dateien grundsĂ€tzlich nicht gegen Bearbeitung geschĂŒtzt werden können, weil dies gegen die Vorschrift der ZugĂ€nglichkeit verstoßen wĂŒrde, muss eine solche Validierung nach jeder Bearbeitung durchgefĂŒhrt werden, um nachtrĂ€gliche, nicht-standardkonforme VerĂ€nderungen ausschließen zu können.

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PDF/A Validierung mit Preflight in Adobe Acrobat Professional
PDF/A Validierung mit Preflight in Adobe Acrobat Professional

Viele Firmen haben sich mittlerweile auf die Archivierung von PDF-Dateien spezialisiert und bieten verschiedene Tools zur ÜberprĂŒfung oder zur Reparatur von nicht validen Dateien an. Adobe Acrobat Professional bietet mit dem Preflight-Werkzeug (im MenĂŒ „Erweitert > Prefligt > Profile > PDF/A-Standard prĂŒfen“) ein Tool zur Validierung an.  Es ist in der nebenstehenden Abbildung dargestellt.Auch mit kostenfreier Software lassen sich Validierungen durchfĂŒhren. Mit PDF/A Live! 6.0 kann man ohne LizenzschlĂŒssel bis zu 50 Dokumente pro Tag ĂŒberprĂŒfen und bis zu 15 Dokumente konvertieren. Online besteht die Möglichkeit ĂŒber den Free PDF/A Validator.

Bearbeitung von Metadaten

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Metadaten unter „Dokumenteigenschaften“ in Adobe Acrobat Professional
Metadaten unter „Dokumenteigenschaften“ in Adobe Acrobat Professional

Metadaten lassen sich im kostenlosen Adobe Reader unter dem MenĂŒ „Datei > Eigenschaften“ anzeigen und bearbeiten, wie die nebenstehende Abbildung verdeutlicht. Zu den hier aufgefĂŒhrten Angaben fĂŒr die inhaltliche Kurzbeschreibung gehören vier Felder: Titel, Verfasser, Thema und Stichwörter. Einige technische Informationen wie z. B. DateigrĂ¶ĂŸe, Zeitstempel, Programmversion oder Seitenformat werden bei der Speicherung automatisch erzeugt und können hier ebenfalls eingesehen werden. Nur in Acrobat Professional werden die vollstĂ€ndigen XMP Metadaten angezeigt, die in einem weiteren Reiter um zusĂ€tzliche Informationen, wie Beschreibung, Verfasser der Beschreibung oder Copyright-Angaben, ergĂ€nzt werden können. Diese zusĂ€tzlichen Metadaten sind in der folgenden Abbildung zu sehen.

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ZusĂ€tzliche Metadaten unter „Dokumenteigenschaften“ in Adobe Acrobat Professional
ZusĂ€tzliche Metadaten unter „Dokumenteigenschaften“ in Adobe Acrobat Professional

Neben Adobe Acrobat gibt es weitere Editoren, mit denen sich Metadaten fĂŒr ein PDF vergeben oder nachtrĂ€glich Ă€ndern lassen. Als uneingeschrĂ€nkte kostenlose Anwendungen sind fĂŒr Windows BeCyPDFMetaEdit und fĂŒr Mac PDFInfo erhĂ€ltlich. Mit EinschrĂ€nkungen gibt es fĂŒr Windows den Hexonic PDF Metadata Editor, der kostenfrei eine Verarbeitung von maximal fĂŒnf PDF-Dateien gleichzeitig erlaubt. Das Metadata Extraction Tool kann mit Metadaten von vielen verschiedenen Formaten umgehen.

Letzte Änderung: 6. Februar 2017