Dokumentation mit Metadaten

Ein spezifischer Bestandteil einer jeden Dokumentation sind Metadaten. W├Ąhrend die Dokumentation die Summe aller Angaben zu einem Projekt und der zugeh├Ârigen Daten umfasst und sie in Form, Inhalt, L├Ąnge und Struktur je nach fachlichen Gepflogenheiten v├Âllig frei formuliert sein kann, sind Metadaten nach festen formalen Kriterien strukturiert (z. B. als Formulare oder Eingabemasken) und beschreiben die Eigenschaften von anderen Daten, ohne diese selbst zu enthalten.

Metadaten machen die fachlich oder organisatorisch notwendigen Kontextinformationen explizit und dienen zur Auffindung von relevanten Informationen, deren Identifikation, deren Auswahl und Verwaltung. Beispielsweise sind Fotos nur anhand der mit ihnen assoziierten beschreibenden Metadaten effizient durchsuch- und auffindbar oder Karten nur dank einer Ma├čstabsangabe und einer aussagekr├Ąftigen Legende wissenschaftlich nutzbar. Die National Information Standards Organization (NISO) definiert Metadaten als Werkzeuge, um Forschungsdaten nachhaltig zu organisieren, zu erschlie├čen, zu verstehen und zu benutzen. Werden Metadaten standardisiert gespeichert, k├Ânnen sie auch maschinell verarbeitet werden.

Da Metadaten immer von unterschiedlichen Informationsbed├╝rfnissen und Anwendungskontexten abh├Ąngig sind, lassen sie sich unter verschiedenen Blickwinkeln betrachten. Egal ob sie ein Forschungsvorhaben in seiner Gesamtheit oder den Inhalt eines einzelnen Dokuments beschreiben, k├Ânnen sie sich auf folgende Aspekte beziehen:

  • Deskriptive Angaben, die ein Projekt, ein Objekt oder eine Methode fachlich und inhaltlich n├Ąher beschreiben (z. B. Kurzbeschreibung eines Fotos, Laufzeit eines Forschungsvorhabens, Autor eines Textes)
  • Strukturelle Angaben, welche die physischen oder logischen Beziehungen zwischen komplexen Objekten beschreiben (z. B. referenzierte Dateien in Zeichnungen, die Reihenfolge von Fotos oder zusammengeh├Ârige Dateien)
  • Administrativ-rechtliche Angaben, die Rechteinhaber, Lizenzbedingungen und Zugangsregeln benennen und f├╝r die Verwaltung relevant sind (z. B. Fristen f├╝r die Ver├Âffentlichung von Ergebnissen)
  • Administrativ-erhaltungsbezogene Angaben, welche die Geschichte eines digitalen Objektes, also die┬á vorhergehenden und gegenw├Ąrtigen Zust├Ąnde, nachvollziehen lassen und Erhaltungsma├čnahmen beschreiben (z. B. Angabe zur Herkunft einer Karte, Konvertierungsma├čnahmen)
  • Technische Angaben, die Informationen zu Software und Hardware liefern (z. B. das Dateiformat eines Bildes, die Zeichenkodierung eines Textes oder technische Parameter eines Messger├Ątes). Sie werden ben├Âtigt, um Daten in veralteten Dateiformaten in neuere umwandeln oder um die urspr├╝ngliche Programmumgebung mittels aktueller Technik nachbauen zu k├Ânnen.

Ein anderes Unterscheidungskriterium von Metadaten ist der Umfang der Daten, die sie beschreiben. Sie k├Ânnen sich beziehen auf:

  • Eine gr├Â├čere zusammenh├Ąngende Datensammlung (z. B. der gesamte Datenbestand eines Projektes)
  • Eine einzelne Datei
  • Eine einzelne Information innerhalb eines Systems (z. B. ein Datensatz in einer Datenbank)

Weiterhin k├Ânnen Metadaten auch angewandte Prozesse und Methoden beschreiben, um den Entstehungsprozess von Dateien und Dateikonvoluten verst├Ąndlicher zu machen und Hinweise f├╝r den weiteren Umgang mit den Daten zu liefern. Im Abschnitt Metadaten in der Anwendung werden daher Metadaten in drei Kategorien unterschieden:

  • Projektbezogene Metadaten, die den gesamten Datenbestand eines Projektes dokumentieren
  • Dateibezogene Metadaten, die einzelne Dateien dokumentieren
  • Methodenbezogene Metadaten, die angewandte Prozesse und Methoden dokumentieren

Au├čerdem kann bei Metadaten unterschieden werden zwischen solchen, die eine manuelle Eingabe erfordern, und solchen, die durch Systeme und Programme automatisch erzeugt werden k├Ânnen. Erstere k├Ânnen beispielsweise eine Kurzbeschreibung oder Schlagworte sein. Letztere sind Angaben wie Erstellungsdatum, Dateiname oder Einstellungen der Digitalkamera.

W├Ąhrend f├╝r ein laufendes Projekt nur ein Ausschnitt dieser Metadaten eine praktische Relevanz besitzt, sind f├╝r die digitale Langzeitarchivierung von Daten alle Aspekte wichtig. Einige der Metadaten k├Ânnen ausschlie├člich von beteiligten Personen fr├╝hzeitig w├Ąhrend des Prozesses der Datenerzeugung erfasst werden, da nur sie den Inhalt, den Charakter, die Struktur, den Kontext und die Quellen der Daten kennen. Andere Metadaten dagegen lassen sich auch zu einem sp├Ąteren Zeitpunkt bei der Archivierung und Ver├Âffentlichung der Daten generieren.

Autoren: 

Bibby

David
Landesamt f├╝r Denkmalpflege Baden-W├╝rttemberg

Gerth

Philipp
DAI

Heinrich

Maurice
DAI - IANUS

Jahn

Sabine
ehemals DAI - IANUS

Ludwig

Bernhard
DAI Istanbul

Posluschny

Axel
Keltenwelt am Glauberg

Siegloff

Eicke
Arch├Ąologisches Landesamt Schleswig-Holstein

Sieverling

Anne
DAI - IANUS

Trognitz

Martina
DAI - IANUS

Letzte Änderung: 18. November 2017